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檔案應用Q&A

    Q1.什麼是檔案開放應用?

    A:係指民眾向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案,其使用目的是為個人或關係人資料之查詢、學術研究、業務需要或新聞報導等。

    Q2.民眾如何查詢檔案目錄?

    A:為便利民眾了解全國檔案資訊,目前檔案管理局已建置了「全國檔案目錄查詢網(NEAR)」,民眾可不受時間及地點限制,隨時上網查詢各機關彙送之檔案目錄,但機密檔案目錄依法不公布。

    Q3.何人可提出檔案應用申請?外國人可否申請?有無年齡限制?

    A:任何人均可申請檔案應用,限制開放檔案則限當事人或利害關係人(需提出利害關係相關佐證資料),如採委託方式,須填具委託書。行政資訊公開辦法第9條第3項規定:「外國人,以其本國法令未限制中華民國國民請求其行政資訊者為限,亦得依本辦法請求之。」機關檔案之提供外國人應用,應適用該法條規定辦理。申請檔案應用並無年齡限制,惟未成年人申請應用機關檔案,應由法定代理人代理。

    Q4.民眾如何向本所提出檔案應用申請?

    A:民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案,應填具「檔案應用申請書」,以親自持送、書面通訊方式送交本所辦理。檔案應用申請書可至本所網站下載或本所索取。

    Q5.申請閱覽、抄錄或複製檔案應具備之證件為何?

    A:申請人閱覽、抄錄或複製檔案時,應備附有本人照片之身分證明文件,並出示審核通知書辦理登記程序手續後辦理。

    Q6. 申請閱覽、抄錄或複製檔案是否需要費用?

    A:申請閱覽、抄錄機關檔案本所免收費用;複製檔案以影印機黑白複印,B4(含)尺寸以下每張收費2元,A3尺寸每張3元。

    Q7.申請閱覽、抄錄或複製檔案有何限制?

    A:檔案涉及下列情形之一者,本所得拒絕申請:

    1.有關國家機密者。
    2.有關犯罪資料者。
    3.有關工商秘密者。
    4.有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
    5.有關人事及薪資資料者。
    6.依法令或契約有保密之義務者。
    7.其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。


    Q8 申請閱覽、抄錄或複製檔案須注意那些事項?

    A:申請閱覽、抄錄或複製檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列各款行為:

    1.添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
    2.拆散已裝訂完成之檔案。
    3.以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

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